Rozwiązania dla lepszej organizacji pracy

To niby oczywiste dla wszystkich: nie możemy zawsze mówić "tak". A nawet jak już powiemy "tak", czasami z przyczyn od nas niezależnych nie możemy dotrzymać słowa. Ale jak umiejętnie odmawiać czy wycofywać się z obietnicy nie urażając ludzi?

"Bardzo mi przykro, ale...": w codziennym życiu trudno uniknąć takich sytuacji. Cała sztuka polega na tym, żeby potrafić powiedzieć: "nie" bez zrażania do siebie klientów albo partnerów biznesowych; będziecie przecież musieli i - miejmy nadzieję - chcieli - współpracować ze sobą w przyszłości. "Takt" i "wrażliwość" - oto słowa kluczowe.

Jak odrzucić zaproszenie

Na zaproszenia powinno się zawsze odpowiadać - im szybciej tym lepiej. Jak tylko podejmiesz decyzję - nie ma na co czekać. Jeśli nadal uczestnictwo twojego szefa stoi pod znakiem zapytania, spróbuj skontaktować się z organizatorami mimo wszystko i zapytaj czy możesz udzielić odpowiedzi z opóźnieniem. Na pewno docenią taki gest, szczególnie, że znacząco ułatwi im to zaplanowanie i zrealizowanie całego przedsięwzięcia.

Odmowy czy akceptacje zaproszeń nie powinny być zbyt formalne i bezduszne. Zazwyczaj zorganizowanie spotkania lub przyjęcia wymaga dużo czasu i pracy i warto dać do zrozumienia, że się to docenia. Jaka jest więc dobra odpowiedź w imieniu swojego szefa na zaproszenie na konferencję, w której nie może on uczestniczyć? "Dziękuję za zainteresowanie, niestety nie będę w stanie..."? Poza tym, że nudna i sucha, takiej odpowiedzi trudno naprawdę coś zarzucić. Ale czy jako organizatorzy nie wolelibyście dostać następującej odpowiedzi: "Bardzo dziękuję za zaproszenie mnie na zorganizowaną przez Państwa konferencję. Doceniam fakt, że zainteresowani Państwo jesteście moją opinią ma dany temat. Z tym większą przykrością zmuszony jestem jednak odmówić. Tak sie niefortunnie składa, że w tym czasie będę musiał wyjechać służbowo za granicę. Może uda nam się następnym razem? Mam nadzieję, że bez problemu znajdą Państwo zastępstwo. Jestem pewien, że konferencja uda się znakomicie i goście będą zadowoleni."? Czyż taka odmowa nie brzmi lepiej? I czyż nie jest bardziej osobista? Równocześnie pokazuje trzy rzeczy, które powinny znaleźć sie w dobrej odpowiedzi odmownej na zaproszenie: żal z powodu niemożności przybycia, dobry powód oraz najlepsze życzenia dla organizatorów. Jeśli nie możemy uczestniczyć w przyjęciu urodzinowym czy rocznicowym, gratulacje są również jak najbardziej na miejscu.

Jeśli czas nie pozwala na nic innego, prześlij informację zwrotną mailem, faksem lub telefonicznie. Każdy sposób jest lepszy niż brak jakikolwiek odpowiedzi. W takim wypadku, jednakże, powinieneś w terminie późniejszym wysłać formalny list z przeprosinami.

Pod presją czasu…

Bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz grafik swojego szefa, od czasu do czasu zdarza się coś nieprzewidywalnego. W takim wypadku należy jak najszybciej powiadomić osoby zainteresowane - przecież czekają na spotkanie i pewnie sie do niego przygotowywują lub zamawiają lot lub pokój w hotelu. Jak najszybsze powiadomienie ich o zmianie planów może oszczędzić im sporo wysiłku, a nawet kosztów!

Jeśli jesteś zmuszony nagle odwołać spotkanie bo, na przykład twój szef zachorował albo utknął gdzieś w roku, musisz poinformować o tym partnerów jak najszybciej. To oczywiste. Pamiętaj, że możesz również zmniejszyć potencjalne problemy czy niedogodności ustalając terminy spotkań z pewnym zapasem czasu, a nie jedno po drugim.

Bez względu na powód odwołania spotkania, jeśli tylko to możliwe, powinieneś jak najszybciej zaproponować nowy termin. W ten sposób dasz do zrozumienia jak bardzo zależy twojemu szefowi na spotkaniu. No i powinieneś oczywiście przeprosić i wyjaśnić dlaczego spotkanie musiało być odwołane lub przełożone.

Kiedy inny kandydat był lepszy…

Kiedy pojawia się ogłoszenie o pracę, zazwyczaj oznacza to, że zgłosi się więcej niż jeden kandydat. Czyli pozostałym trzeba będzie odmówić…

Nie zapomnij, że twój list będzie wiązał się z olbrzymim rozczarowaniem dla kandydata. Na to nic nie możesz poradzić. Ale możesz wytazić szczery żal. Nie ma potrzeby podkreślania, że ktoś inny dostał pracę - to dosyć oczywiste, prawda? Unikaj też oklepanych, ogólnych zwrotów. Z drugiej strony, nie ma potrzeby też wchodzić w szczegóły. Czy naprawdę kandydatowi poprawi humor informacja, że był drugi?

Podziękuj za zgłoszenie i wyraź żal, że musisz odmówić. Podkreśl jak trudna to była decyzja. Odpowiedź powinna również zawierać życzenia powodzenia na przyszłość. To po prostu dobre maniery.

Przykład? Bardzo proszę: " Bardzo dziękujemy za zainteresowanie naszą ofertą. Nie oczekiwaliśmy, że nasze ogłoszenie będzie cieszyło się aż takim zainteresowaniem. Ogromna ilość kandydatów w znacznej mierze utrudniła nam podjęcie decyzji. Tylko jeden z kandydatów mógł otrzymać propozycję współpracy, z ogromnym żalem musieliśmy rozczarować całą resztę. Było to nieuniknione. Z ogromną przykrością zawiadamiamy więc, że nie została Pan/i zakwalifikowany do następnej części procesu rekrutacyjnego. Mamy nadzieję, że nie zniechęci to Pana/Pani i szybko znajdzie Pan/i wymarzoną pracę w innej firmie."