Rozwiązania dla lepszej organizacji pracy

Większości osób prezentacja kojarzy się z ustnym występem przed publicznością. Jednak czasami ma ona formę drukowanego dokumentu, który można umieścić w okładce, folderze lub segregatorze.

Twórcy prezentacji często wykorzystują osiągnięcia nowoczesnych technologii, takie jak przekazy wideo oraz aplikacje internetowe umożliwiające przesyłanie pomysłów z ekranu jednego komputera na inny.

Niezależnie od formy prezentacji, powinna ona być dobrze napisana. Bez względu na to, czy chodzi o podsumowanie roku wygłaszane na sali pełnej dyrektorów korporacji, pokaz slajdów przed pracownikami działu czy wydrukowany raport kwartalny pełen analiz sprzedaży, wszystkie tezy muszą być odpowiednio uporządkowane oraz przekazane przy użyciu właściwych słów, aby w jasny i zdecydowany sposób przekazać najważniejsze zagadnienia.

Poniżej przedstawiono pięć strategii pisarskich, dzięki którym Twoja prezentacja przekona słuchaczy i zrobi na nich wrażenie:

Zacznij od czegoś ciekawego
Chcesz od razu przyciągnąć uwagę słuchaczy, najlepiej stwierdzeniem, które od razu ich zainteresuje. Do sprawdzonych technik należy rozpoczęcie prezentacji słynnym cytatem powiązanym z głównym tematem. Można także otworzyć występ krótką i najlepiej zabawną anegdotą, na przykład z własnego życia. Albo przytoczyć szczególnie ciekawe fakty bądź zadać pytania, które zaintrygują odbiorców i dadzą im do myślenia.

Używaj wyliczeń wszędzie, gdzie to możliwe
Jeśli wygłaszasz ustną prezentację, zapewne będziesz uzupełniać swoją wypowiedź slajdami. Staraj się nie umieszczać na nich długich akapitów. Zamiast tego stosuj wyliczenia, aby slajd przypominał listę najważniejszych zagadnień. To samo dotyczy prezentacji drukowanych i internetowych – oraz w każdej innej formie. Unikaj długich, przegadanych wypowiedzi, ponieważ znudzą słuchaczy i spowodują, że przegapią najważniejsze sprawy, które chcesz im przekazać.

Unikaj profesjonalnego żargonu
Używanie stosowanych w branży specjalistycznych pojęć i wyrażeń może być kuszące, ale fakt, że Ty znasz je doskonale, nie oznacza, że znają je również Twoi odbiorcy. Co więcej, posługiwanie się branżowym żargonem lub slangiem niekiedy podważa Twoją wiarygodność i/lub powagę przekazu Twojej prezentacji.

Często odwołuj się do zasadniczego tematu
Każda dobra prezentacja ma pewien temat ogólny. Może to być przekazanie potencjału marketingowego danego produktu albo przedstawienie nowego działu firmy. Gdy tylko to możliwe, przypominaj w swojej wypowiedzi o głównym celu prezentacji.

Przekaż swoim słuchaczom wezwanie do działania
Jak pokazują badania, ze wszystkich części prezentacji słuchacze najlepiej zapamiętują jej zakończenie. Dlatego na końcu swojej wypowiedzi powiedz odbiorcom, czego od nich oczekujesz, np. zaopatrzyć się w większą ilość tego nowego produktu i zobaczyć samemu, jak to poprawi sprzedaż i zyski.