Rozwiązania dla lepszej organizacji pracy

KLIENT NASZ PAN

Wszyscy znamy to powiedzenie, choć najczęściej używane jest żartobliwie. Niesłusznie. O klienta należy zabiegać. Tym bardziej, że stosunkowo łatwo jest zjednać sobie jego sympatię - wystarczy pamiętać o kilku rzeczach:

Zawsze, ale to zawsze, staraj się być punktualny! Nie pozwól klientowi na siebie czekać. Jeśli to niemożliwe, jak najszybciej uprzedź o spóźnieniu.

Na spotkanie z klientem wybierz odpowiedni strój. Prawnik w sportowym ubraniu nie wzbudzi zaufania. I nie pomogą tłumaczenia, że strojem po prostu wyrażasz swoją niekonwencjonalność. Strój powinien być dostosowany nie tylko do sytuacji, ale i oczekiwań i stylu klienta. Jeśli pojawisz się w smętnym prochowcu lub jednym ze swoich najbardziej eleganckich garniturów w agencji reklamowej, gdzie pracują młodzi i kreatywni ludzie… Cóż, powiedzmy jedynie, że będziesz się musiał naprawdę napracować, żeby przekonać ich, że jesteś jednym z nich…

Pamiętaj, że sposób, w jaki przechowujesz i prezentujesz ważne dokumenty również wpływa na sposób, w jaki jesteś postrzegany. Byle jakie notatki na skrawkach papieru, mnóstwo luźnych kartek, nad którymi zupełnie nie panujesz czy poplamiona teczka zrobią gorsze wrażenie niż przekrzywiony krawat. I odwrotnie: elegancki segregator w modnych kolorach pomoże wzbudzić sympatię i zaufanie. Kto wie, może niewinna uwaga na temat ulubionej marki np. długopisu pomoże przełamać lody?

I najważniejsze: jeśli w trakcie spotkania dojdzie do nieporozumienia, to na Tobie spoczywa obowiązek niedopuszczenia do konfliktu. W najgorszym razie zgódźcie się, że się nie zgadzacie, dajcie sobie czas na przeanalizowanie dostępnych rozwiązań i poszukajcie kompromisu podczas kolejnego spotkania. Klient ma zawsze rację, nawet jeśli się myli, ponieważ Ty zawsze tracisz w wypadku konfliktu.

Co oczywiście wcale nie oznacza, że musisz na wszystko się zgadzać. Własne zdanie, obiektywna opinia czy konstruktywna krytyka to coś, bez czego prawdziwa współpraca nie może się obejść. Bądź po prostu życzliwym partnerem.

PRZYCHODZI KLIENT DO… CIEBIE

Warto przygotować się do wizyty klienta i zrobić wszystko, aby poczuł się jak najlepiej. Oczywiście najważniejsze jest stworzenie dobrej, przyjaznej atmosfery. Ale nie zaszkodzi również super wygodny fotel!

Upewnij się, że sala konferencyjna albo biuro, w którym odbędzie się spotkanie jest czyste i posprzątane. Sterty dokumentów, spoza których nic nie widać, porozrzucane długopisy, plamy od kawy na biurku czy zużyte kubki po ostatniej burzliwej konferencji świadczą o tym, że nie potrafisz zapanować nad swoim bezpośrednim otoczeniem. Jak więc klient oceni twoje umiejętności skutecznego zarządzania projektem, ofertą, zamówieniem?

Bezpośrednio przed spotkaniem przewietrz pomieszczenie i ustaw klimatyzację na optymalną temperaturę. Nic szybciej nie kończy spotkania niż zmarznięte palce lub potrzeba wachlowania się najbliższą teczką. Nie wspominając nawet o zatęchłym powietrzu z dyskretną, ale wyraźnie odczuwalną nutą starego dymu papierosowego!

Upewnij się, że czyste szklanki, kubki i serwetki są w zasięgu ręki, a małe przekąski i coś do picia świeżo przygotowane. Nie stawiaj swojego gościa przed koniecznością wyboru: woda mineralna czy kawa. Warto wziąć przykład z Włochów i zaoferować obydwie równocześnie. I dołączyć do propozycji herbatę.

Spotkanie przebiegnie w zdecydowanie lepszej atmosferze, jeśli goście będą mieli co przekąszać. Tradycyjne paluszki lub ciasteczka są sprawdzone i smaczne, warto jednak wykazać kreatywność i pokazać odwiedzającemu nas klientowi, że zasługuje na „specjalne traktowanie”. Bądź niekonwencjonalny i zaskakuj, ale pamiętaj, że nie wszyscy przepadają za słodyczami. Niektórzy wolą coś kwaśnego czy słonego. No i zawsze warto postarać się zapamiętać preferencje naszych gości. Zdecydowanie ułatwi to wprowadzenie przyjacielskiej atmosfery podczas kolejnego spotkania. Potęgi drobnych gestów nie da się przecenić!

Podczas pierwszego spotkania przedstaw siebie i pozostałych uczestników. Wymieńcie kilka ciepłych, nieformalnych pytań na temat np. podróży Twojego gościa (która to, przebiegnie znacznie sprawniej i przyjemniej, jeśli prześlesz mu wcześniej szczegółową mapkę dojazdu).

No i wreszcie upewnij się, że wszystkie dokumenty potrzebne podczas spotkania są gotowe i znajdują się w zasięgu ręki.

Uff, jak widać przyjmowanie gości jest bardziej skomplikowane niż można byłoby przypuszczać! To może już łatwiej samemu stać się gościem permanentnym i w ogóle dać sobie spokój z przyjmowaniem klientów? To nie jest najlepsze rozwiązanie. Wprawdzie takie rozwiązanie byłoby najłatwiejsze, ale pozbawiłoby Cię również szansy na zmniejszenie dystansu i nawiązanie naprawdę dobrej relacji z klientem. Nie wspominając o czasie, który zyskujesz przyjmując klientów u siebie. No, a jak wiadomo, czas to pieniądz!

Zdjęcie: Getty Images